Dinâmica Fábrica de Aviões 2.0 « Agile Way


18 de Agosto de 2009

Dinâmica Fábrica de Aviões 2.0

Esta é uma dinâmica criada por mim em parceria com o prof. Rafael Prikladnicki, que busca trazer de forma prática alguns conceitos do SCRUM e dos processos ágeis. Já foi aplicada diversas vezes e sempre com bastante sucesso, principalmente por passar a mensagem que desejamos. A idéia da dinâmica é vivenciar os conceitos do SCRUM, de forma prática, facilitando a visualização dos benefícios. Usamos bastante o conceito PDCA e processos empíricos, que são algumas das bases dos processos ágeis.

Esta dinâmica foi desenvolvida com base na primeira versão, só que agora ela se tornou mais “ágil” e divertida. Por quê? Inseri algumas novas variáveis e situações que tornam ela mais aderente ao que desejamos passar, ou seja, o conceito do SCRUM.

Sinta-se a vontade para ler o artigo, baixar a dinâmica e aplicá-la em sua empresa!Para acompanhar este post, é legal você primeiro baixá-la no link abaixo.

Slides em PDF

Tabela em XLS

Fichas de responsabilidade em PPT

Qual a essência da dinâmica? Criar uma linha de produção de aviões de papel que segue uma regra bem simples: a folha de papel começa numa ponta e “termina” avião na outra ponta. Na dinâmica que eu apliquei, foram 3 equipes com 7 membros cada. Se você tiver mais gente envolvida, tente manter no máximo 4 equipes com os membros necessários. Assim você consegue fazer o papel de Product Owner, avaliando o que foi produzido. Crie nomes do alfabeto grego para as equipes (no meu caso foram Sigma, Omega e Gama. Você já verão o por quê disso.

Avise as equipes que a forma como eles se organizarão para fazer a engenharia é com eles. Se quiserem ficar de pé, organizar as mesas em círculos, etc. é problema deles. DESDE QUE o produto comece numa ponta e acabe na outra. Além disso, a outra restrição é que não pode haver estocagem de material, ou seja, cada grupo só pode pegar mais 10 folhas quando a última folha entrar em produção. Isso existe só para tornar o processo mais difícil e para dar trabalho ao Scrum Master, na hora dos sprints :)

A estrutura da dinâmica é simples: as equipes tem três minutos para discutir o processo (retospectiva e planejamento) e ao final do tempo passam a estimativa de produção. Depois elas tem três minutos para produzir o que prometeram, conforme as definições do escopo solicitadas. E assim por diante (ciclo PDCA).

Neste primeiro momento, os papéis não existem ainda. O cliente fictício é a Força Aérea. É informado que a organização quer um novo avião e entrou em contato com as empresas deles. Então a organização quer saber das equipes quantos aviões eles produzem em três minutos. E eles tem UM minuto para dar a estimativa.

Isso mesmo, curto e grosso assim. Qual a idéia por trás? Quantas vezes nossos clientes e chefes chegam para nós: “Quanto tempo a gente entrega um sistema de cadastro e relatórios para o cliente XYZ?”. “Bem… depende, como é o escopo?”. “Escopo? É um sistema de cadastro e relatórios!! Quanto tempo?”. Notaram a semelhança? É exatamente essa. Dar uma estimativa de algo que não se tem a menor idéia. No fim da dinâmica, na retrospectiva, isso serve para avaliar como as estimativas melhoram quando a equipe trabalha e conhece sua capacidade.

Enquanto as equipes fazem as estimativas, abra a planilha Excel para fazer o controle do “previsto / realizado”. E marque ali assim que eles derem as estimativas.

Continuando, passe para eles que a Força Aérea gostou das estimativas. E vai abrir concorrência. Agora, a organização passou o escopo do avião. Com base no escopo, as equipes terão 3 minutos para produzir um protótipo. O escopo é bem simples:

- O avião deve possuir 12 janelas
- Deve possuir uma cabine
- Deve possuir o logotipo da empresa que está produzindo, nas asas e na cauda (o logotipo tem que ser o símbolo do Sigma, Gama, Omega – aqui é outra pegadinha!)

Note que não é dito “que tipo de avião” deve ser produzido. A idéia é mesmo que as equipes quebrem a cara na hora de apresentar o protótipo. Esse é o momento mais divertido da dinâmica. Se as equipes perguntarem algo mais sobre o escopo, diga que você não sabe… a organização não passou mais informações.

Cuidado para não passar o próximo slide, onde tem o projeto que a Força Aérea quer. Esse slide é para depois das apresentações!!

Após a produção, peça para um de cada equipe vir até a frente e apresentar o avião. No final, faça o teste do vôo. Não esqueça de solicitar os aplausos para cada apresentação :)

Depois das apresentações, passe o feedback de cada avião. Compare os protótipos com a idéia do que o cliente queria (o slide que mostra isso). Uma coisa que quase nenhuma equipe coloca é PORTA. Pergunte: “Como o pessoal vai entrar no avião???”. Se eles reclamarem que isso não foi dito no escopo, fale: “Mas precisava dizer?!”. Aqui é a velha demonstração das expectativas do cliente versus produção. :)

Pronto. Agora eles já sabem o que deve ser produzido. Então as linhas de produção vão começar. Diga que eles terão 3 minutos para avaliar a engenharia que irão utilizar para o processo e ao final, passarão a estimativa de produção. Eles deverão produzir os aviões criteriosamente conforme o escopo passado. Aqueles que, ao final dos três minutos do sprint, não estiverem de acordo (faltou uma janelinha, faltou o logotipo correto, etc) não contam como finalizados, mas podem voltar para a linha de produção para serem finalizados. Essa regra é importante e segue os princípios do SCRUM.

Antes de começar, porém, é preciso definir os papéis. Utilize as fichas que estão ali em cima para download (imprima mais fichas “membro da equipe”). Diga que você irá passar para cada um dos membros das equipes uma ficha contendo o papel deles na equipe. Invente que as equipes serão multi-funcionais e cada um terá um papel para desempenhar. Diga que eles devem ler a ficha e atuar conforme está escrito ali e não devem comentar com ninguém quais são suas atribuições.

Por que dessa cena toda? Porque os papéis nas equipes são: SCRUM MASTER (não pode produzir, deve cuidar do time, avaliar o processo, remover impedimentos e buscar matéria-prima), MEMBRO DO TIME (produzirá o produto e avaliará o processo) e … ELO FRACO.

Cada equipe tem UM Scrum Master e UM Elo Fraco (se você quiser colocar dois por equipe, dependendo do tamanho, é uma idéia interessante também). O Elo Fraco tem como função principal ser exatamente a pessoa que atrasa o processo todo. Aquele cara descompromissado, que destoa dos demais. É o gargalo do time. Mas ele participará do time como se quisesse melhorar o processo (dará sugestões, etc), mas na produção será sempre o gargalo. Ele tem que ser um bom ator e não pode deixar ninguém saber que ele está atuando assim, dai a importância de deixar claro que ninguém pode ler a ficha do outro (se possível, recolha as fichas após eles lerem).

Sabendo disso, diga que o SCRUM MASTER deverá sair da linha de produção e ficar de pé, auxiliando o time nas suas funções. Ele, lógico, pode dizer o que pode ou não fazer.

Feito isso, as regras estão expostas, o escopo é sabido e os papéis e responsabilidades são conhecidos. Dê o start para que eles comecem a planejar o processo e ao final passar a estimativa.

Uma sugestão que causa um efeito psicológico bacana: Durante esses períodos de planejamento, controle o tempo e passe para eles quanto tempo falta para encerrar. Mas nos sprints não avise o tempo, só diga quando encerrou. A idéia é que o Scrum Master ou a equipe percebam que eles que tem que controlar o tempo.

Ao final do planejamento, eles começam os sprints de 3 minutos. Repita daí o processo de “planejamento/estimativa 3 minutos” e “sprint 3 minutos”. São três sprints (um número ideal para ninguém cansar ou encher o saco!).

Quando as equipes passarem as estimativas, marque na planilha Excel, na coluna “previsto”. Quando você fizer a contagem dos produtos finalizados (que devem estar totalmente de acordo com o escopo) marque na outra coluna “realizado”. Assim até acabarem os sprints.

Ao final do terceiro sprint, veja qual foi a equipe vencedora (a que entregou o maior número de produtos). Entregue algum prêmio, como uma caixa de “Bis” para motivá-los :)

Encerrada a dinâmica, avalie com o pessoal como foi o processo. Revele os papéis “obscuros” que existiam nas equipes (os elos fracos) e questione se a equipe havia percebido isso e se tomaram alguma atitude para contornar o problema. Avalie a questão do protótipo versus expectativa do cliente… a questão do trabalho em equipe… a identificação do limite de produção da equipe… o desafio de superar esse limite… a questão do empowerment (onde os membros da equipe avaliavam o processo e tinham poder de sugerir mudanças)… os benefícios da inspeção e adaptação com base na experiência… e encerre comentando a idéia de usar sprints de trabalho.

Faça a pergunta que contém no slide: “Seria melhor entregar todos os aviões em 10 minutos ou % deles a cada 3 minutos?”. Dificilmente alguém dirá que o ideal será a primeira opção. Lembre da teoria do estudante (deixar tudo para a última hora), a motivação que será alta nos primeiros minutos e depois cairá com o tempo (afetando a produção).

Antes de terminar, abra a segunda aba da planilha Excel, onde tem o gráfico baseado nas estimativas passadas. Demonstre que o primeiro ponto representa a estimativa quando eles não sabiam NADA do que tinha que ser feito (quando a Força Aérea pediu estimativa sem passar nada). As outras estimativas já foram com base na experiência e no conhecimento do escopo. Possivelmente você terá um gráfico que começa mais alto ou baixo e que depois tende a ficar parecido com uma reta, estabilizando. A idéia é que a gente erra nas estimativas iniciais em +400% e -20%, normalmente. E com o tempo, conhecendo o escopo e nossos limites de produção, as estimativas tendem a ser mais próximas à realidade e tendem a estabilizar. Comente que se houvessem novas sprints, o gráfico se estabilizaria de vez, cabendo à equipe e ao Scrum Master a idéia de tentar encontrar soluções para superar aos poucos estes limites.

Por exemplo, se as equipes produzissem 15 aviões no máximo, o que eles teriam que fazer para otimizar o processo para produzirem 17-18? E assim sucessivamente, quando conseguissem atingir os resultados.

Por fim conclua, demonstrando que eles vivenciaram a essência do SCRUM, ou seja, um ciclo PDCA onde eles planejaram o que fariam, realizavam as tarefas, checavam e avaliavam o processo e por fim tomavam decisões de mudança com base nisso, para alimentar o planejamento.

Termine desafiando: “E se usássemos isso na produção de um software?”. Aí é discussão para não acabar mais :)

Ufa! Apesar deste texto longo, eu tenho certeza que você conseguirá aplicar essa dinâmica com o mesmo sucesso que eu tive ao aplicar na turma de especialização em gerenciamento de projetos, na PUCRS. Ali foi muito bacana. Os momentos mais divertidos foram na prototipação e durante os sprints (tive a sorte de escolher bem quem seriam os elos fracos – que foram excelentes atores!).

Ao final da dinâmica, todos entenderam a essência do SCRUM. A mensagem foi passada com total sucesso e tenho a certeza que abriu um novo horizonte para aqueles que não conheciam essas práticas.

Use essa dinâmica como um reforço para passar a mensagem do SCRUM ou mesmo para vender a idéia para sua diretoria. Apesar do pretexto bobo (criar aviões de papel) tenha a certeza de que ao final todos vão ficar bastante satisfeitos com o resultado.

Peço encarecidamente que, quem for aplicar a dinâmica, me envie um email contando como foi a experiência :)

Veja um relato de como funcionou a dinâmica na turma de Gerencia de Projetos 2008/2, da PUCRS. Com fotos e vídeos!

Abraços!



24 Comentários para “Dinâmica Fábrica de Aviões 2.0”

  1. Grande Flávio.

    Excelente dinâmica. Tem diferenças importantes da versão 1.0, como Scrum Master não participar ativamente do processo produtivo…

    Muito bom, você deveria patentear essa sua idéia. hehehe

    Abração

  2. Muito boa dinâmica Flavio.
    Vale mais do que mil leituras colocar o processo em prática com a equipe e não parece tomar muito tempo.

    Um abraço.

  3. [...] com várias turmas lotando. E durante o curso ele está ministrando como exerício prático a dinâmica da fábrica de aviões, desenvolvida por mim e aplicada sempre em conjunto com o Rafael onde temos tido excelentes [...]

  4. [...] Fábrica de Aviões: exercício desenvolvido por Flávio Steffens de Castro e Rafael Prikladnicki. [...]

  5. Fernando diz:

    Não entendi o porque dos nomes das equipes terem que pertencer ao alfabeto grego.

  6. Fernando Kenji Kamei diz:

    Olá Flavio!

    Venho por meio deste agradecer por ter disponibilizado o material para preparar a Dinâmica da Fábrica de Aviões.

    Apliquei em um mini-curso no 2o Congresso Acadêmicod o CESMAC, em Maceió-Alagoas, e deu CERTO!
    As pessoas GOSTARAM, e FACILITOU bastante o aprendizado!

    Parabéns.

    Um grande abraço.

    Att.
    Fernando Kenji Kamei.

  7. [...] Flávio Steffens de Casto e Rafael Prikladnicki que, levando muito a sério o sentido de comunidade disponibilizaram a dinâmica criada por eles. Parabéns, tanto pela dinâmica quanto pelo compartilhamento Srs. Pessoal tentando [...]

  8. Thaís diz:

    Flavio, excelente a sua dinamica. apliquei em um recutramento interno e foi muito construtivo e gratificante. parabéns!!! e muito sucesso!!

  9. Flávio, apliquei esta dinâmica no curso de pós graduação que ministro aulas e deu muito certo. Os alunos puderam efetivamente vivenciar os conceitos do Scrum na prática. Fiz uma filmagem amadora e estou editando, em breve publicarei no meu site.

    Parabéns pela iniciativa!!!

    Obrigado,
    João Paulo Oliveira dos Santos
    @jposantos

  10. [...] da manhã com o de criação de estórias e quebra de tarefas; a outra dinâmica utilizada foi a Fábrica de Aviões 2.0 (autoria do Professor Dr. Rafael [...]

  11. Caros Flávio Steffens de Casto e Rafael Prikladnicki

    A dinâmica foi aplicada junto a uma das equipes de desenvolvimento da empresa Quantiza. O resultado foi muito satisfatório contando com muita comunicação e interação de toda a equipe focada em um objetivo. Parabéns pela prestaza em disponibiliza-la a todos.

    Obrigado, um abraço

  12. Caros professores,

    Gostei muito da dinâmica. Irei aplicá-la hoje para os alunos de gerenciamento de projetos do curso de graduação de sistemas de informação.

    Passo o feedback depois.

    Muito Obrigado,

    Um abraço,

  13. [...] Aviões 2.0 – Flávio Steffens, Woompa, Porto Alegre – Workshop de grande impacto para conscientização dos princípios ágeis, trabalhando com iterações, planejamento, estimativas, qualidade, valor e desperdício, trabalho em equipe. http://www.agileway.com.br/2009/08/18/dinamica-fabrica-de-avioes-2-0/ [...]

  14. [...] 6. Aviões 2.0 – Apliquei o game ágil do Flávio Steffens e Rafael Prikladnicki, excelente forma de se discutir papéis, requisitos, planejamento, estimativa, iteração, release, foco em valor, eliminação de desperdício, trabalho em equipe, qualidade e muito mais … o jogo foi muito legal, como sempre, concepção de gênio do Flávio e Rafael – http://www.agileway.com.br/2009/08/18/dinamica-fabrica-de-avioes-2-0/; [...]

  15. [...] 7. Aviões 2.0 – Apliquei o game ágil do Flávio Steffens e Rafael Prikladnicki, excelente forma de se discutir papéis, requisitos, planejamento, estimativa, iteração, release, foco em valor, desperdícios, … desta vez, busquei links com os princípios nos quadrantes em que eles mesmos se colocaram em cada um deles – http://www.agileway.com.br/2009/08/18/dinamica-fabrica-de-avioes-2-0/; [...]

  16. [...] pelos colegas Cássio Trindade e Lincolm Aguiar, encerrando com Agile Games, em especial a Aviões 2.0 dos amigos Flávio Steffens e Rafael Prikladnicki, excelente para aprendizado e percepção do [...]

  17. IVANDER HENRIQUE CATHARINO diz:

    Parabéns, Otima dinâmica,tive o prazer de participar num treinamento e agora irei aplicar na multiplicação do projeto.

  18. Claudio diz:

    Excelente dinâmica Flávio. Ajudará bastante na compreensão do PDCA e do uso de indicadores no processo produtivo. Pretendo adaptar para uso no curso de Engenharia de Produção.

  19. Daniela diz:

    Olá!
    Quanto tempo devo reservar para fazer a prática?
    Abs

  20. Leo diz:

    Muito bem explicada a dinâmica. Receita completa, impossível errar.
    Obrigado!

  21. Juliano diz:

    Parabéns pela iniciativa, usei o material e mantive seu nome para manter seus méritos.

  22. Enzo de Almeida Rozo diz:

    Apliquei a dinâmica e o resultado foi excelente.

    Parabéns. Todos os créditos foram feitos para vocês.

    Abraço,

  23. Gisele Raulik diz:

    Parabéns pela dinâmica! Facilita muito a explicação do SCRUM. Apliquei com alunos e foi muito bom!
    Crédito para você!

  24. Adria diz:

    Boa tarde, parabéns pela dinâmica, participei em uma aula d-a 28/08/2014, foi muito interessante conseguir visualizar as atitudes dos colegas, no final nos conscientizamos que temos que nos organizar mesmo e estar atentos a tudo, as vezes vc. fica tão focado em atingir objetivos e esquece do mais importantes os imprevistos, como lidar com eles.

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